PENGURUSAN REKOD PEJABAT 2

 📚 External Experts & Thought Leaders (Not Present in the Meeting)

• David Weinberger (informasi & organisasi rekod): Tekankan klasifikasi logik, metadata konsisten dan penggunaan sistem pencarian untuk mengurangkan ketergantungan pada kertas.

• Luciana Duranti (arkib digital & pemeliharaan rekod): Gariskan prinsip keaslian (authenticity), integriti dan kawalan akses untuk rekod elektronik; susun proses pemuliharaan bersepadu dengan Arkib Negara.

• ARMA International (best practice pengurusan rekod profesional): Menyokong polisi retention schedule, hybrid records management (kertas + digital), kawalan pergerakan fail dan audit trail berterusan.

• National Archives/Arkib Negara Malaysia (peraturan pelupusan & pemindahan): Panduan teknikal JPR, borang pelupusan (contoh: borang 208/1108) dan syarat mendapat kebenaran pelupusan.

Ringkasan cadangan daripada mereka: standardkan takrif rekod, kuatkan metadata dan audit trail, gabungkan kawalan fizikal (fail, kad pergerakan) dengan penyimpanan digital yang terurus, dan patuhi proses pelupusan rasmi melalui Arkib Negara.

🧠 Frameworks To Apply

• Framework RM (Records Management) mengikut ISO 15489 / ARMA principles:

  • Kenalpasti (identify): inventori semua siri rekod (arm & fungsi).

  • Klasifikasikan (classify): guna kod standard (coding/JPR) dan metadata wajib (tarikh mula/akhir, nombor fail, status).

  • Simpan & Lindungi (store & preserve): kawal akses, bilik fail berkeadaan (kondisi, suhu), kabinet/kotak arkib untuk rekod tidak aktif.

  • Akses & Pergerakan (access & movement): kad pergerakan + catatan pada kulit fail setiap kali bergerak.

  • Pelupusan & Pemindahan (dispose/transfer): ikut JPR, mohon kebenaran bertulis Arkib Negara, dokumentasikan bukti pemusnahan.

• Hybrid Records Handling:

  • Sentiasa cetak/muat turun e-mel rasmi ke fail fizikal jika wajib menurut tatacara; cantumkan CD/DVD dengan nombor rujukan jika perlu; tetapkan satu salinan utama (authoritative copy) di lokasi yang selamat.

• Prinsip 3R untuk stor/masjid/daerah: Reduce (padam/pelupusan terancang), Reuse (sambung kecil sebagai sementara), Rehouse (pindah ke kotak arkib/kawasan selamat).

🚀 Recommended Best Practices

1. Standardkan borang, kod dan metadata

   • Gunakan format bersepadu untuk Buku Daftar (AM 10), buku 492/492A/492B, kad pergerakan dan kulit fail; pastikan setiap entri mempunyai tarikh terima, dari siapa, nombor fail, dan catatan tindakan.

2. Perkukuhkan kawalan pergerakan fail fizikal

   • Wajibkan kad pergerakan (ditandatangani penerima) dan catat pergerakan pada kulit fail; bawa prinsip ‘jangan bergerak tanpa bukti’. Hadkan tempoh pinjaman (contoh 14 hari) dan pantau lewat pulang.

3. Kertas minit dan minit tindakan

   • Gunakan kertas minit di dalam fail (letak di kiri), tulis tangan untuk arahan ringkas; jika minit panjang, taip sebagai minit bebas dan letakkan salinan di dalam fail. Elakkan tampalan nota yang mudah tanggal.

4. Penutupan & penomboran jilid

   • Tutup fail apabila mencapai kriteria (100 helai / 4 cm atau tidak dirujuk 5 tahun). Jika membuka jilid baru, tambahkan “Jilid 2” pada rujukan dan ikat bersama untuk tempoh sementara (maks 3 bulan) sebelum mengasingkan.

5. Tangani kehilangan rekod & susun semula

   • Jika fail hilang: buka sampul kecil sementara (3 minggu/3 bulan mengikut dasar) sebelum buka fail baru; jalankan siasatan dalaman untuk jejak kehilangan; rekod setiap tindakan.

6. Pelupusan menurut JPR & Arkib Negara

   • Buat penilaian mengikut JPR (urusan am vs fungsian); isi borang yang betul (contoh borang 208/1108/408 mengikut jenis rekod); dapatkan kebenaran bertulis Ketua Pengarah Arkib sebelum pemusnahan. Ambil foto bukti pemusnahan dan simpan rekod bukti.

7. Simpan salinan kritikal untuk perlindungan risiko

   • Untuk buku perkhidmatan / fail penting, simpan salinan di unit sumber manusia HQ dan satu salinan digital (jika boleh), untuk mengurangkan risiko kehilangan apabila membuat pemindahan ke pejabat daerah.

8. Persekitaran penyimpanan selamat

   • Sediakan ruang simpan yang terurus: kabinet besi, kotak arkib berasid-bebas, kawalan suhu/kelembapan (AC jika mampu) — dokumentasikan suhu sasaran; jika kos tinggi, pertimbangkan risiko vs manfaat (contoh: panel solar untuk bil elektrik).

9. Latihan & sokongan berterusan

   • Teruskan taklimat zon dan sediakan kit asas (fails putih, kertas minit, kad pergerakan) kepada masjid/daerah; bentangkan SOP ringkas; adakan saluran rujukan untuk semakan pelupusan sebelum hantar ke Arkib Negara.

10. Audit & pemantauan berkala

• Jalankan audit rekod berkala (contoh tahunan) untuk mengesan rekod tidak aktif, kegagalan pendaftaran atau kehilangan; kemaskini inventori dan laporan kepada pengurusan.

Pengurusan Rekod Pejabat

 

📚 Pandangan Pakar & Rujukan Luar

Untuk memantapkan pengurusan, amalan terbaik berikut disyorkan oleh pakar industri:

• Arkib Negara Malaysia (ANM): Rujukan utama bagi Jadual Pelupusan Rekod (JPR) dan borang rasmi (Borang 208, 1108, 12/08). Segala pemusnahan memerlukan kelulusan bertulis ANM.

• ISO 15489 (Standard Antarabangsa): Menekankan kitaran hayat rekod yang berstruktur, integriti data, metadata, dan kawalan akses yang ketat.

• ARMA International & ICA (International Council on Archives): Mengesyorkan prinsip akuntabiliti, pemeliharaan jangka panjang (kawalan suhu/kelembapan), dan penggunaan bahan simpanan bebas asid.

---

🧠 Kerangka Kerja (Framework) Untuk Dilaksanakan

1. Kitaran Hayat Rekod: Meliputi peringkat Penciptaan → Pendaftaran → Penggunaan/Penyelenggaraan → Penutupan → Pelupusan/Pemindahan ke Arkib.

2. Prinsip 3R (Register, Record, Restore/Retain):

   • Register: Daftar dalam Buku AM 10 atau buku rahsia (492/492A).

   • Record: Gunakan kad pergerakan dan kertas minit bagi setiap tindakan.

   • Restore/Retain: Simpan dalam kotak arkib dan lakukan pembaikan kecil jika perlu.

3. Matriks RACI: Menetapkan siapa yang Bertanggungjawab (R) untuk pendaftaran, siapa yang Berkuasa (A) (Arkib Negara), siapa yang perlu Dirujuk (C), dan siapa yang perlu Dimaklumkan (I).

4. Klasifikasi Kod: Penggunaan kod fungsian (contoh: 100/200/500) mengikut klasifikasi rasmi jabatan.

---

🚀 Amalan Terbaik & Prosedur Operasi (SOP)

1. Pendaftaran & Pengurusan Fail Fizikal

• Pendaftaran Surat: Semua surat masuk/keluar mesti dicap tarikh dan didaftarkan dalam Buku AM 10. Simpan buku fizikal walaupun menggunakan sistem elektronik untuk tujuan audit.

• Kertas Minit: Gunakan kertas minit (A6) untuk catatan tindakan. Catatan mestilah ringkas dan jelas. Elakkan penggunaan nota pelekat yang mudah tanggal.

• Kod Warna Kulit Fail: Patuhi klasifikasi warna (Putih: Terbuka, Hijau: Terperingkat, Merah Jambu/Merah: Sulit/Rahsia).

2. Kawalan Pergerakan & Keselamatan

• Jejak Audit (Chain of Custody): Gunakan Kad Pergerakan Fail. Setiap perpindahan fail (walaupun ke meja sebelah) mesti dicatat dan ditandatangani.

• Fail Hilang/Rosak: Jika fail tidak ditemui dalam masa 3 minggu, buka Sampul Kecil sementara. Jika tetap hilang selepas tempoh tertentu, barulah buka jilid baharu mengikut prosedur.

3. Penyimpanan & Pemuliharaan

• Persekitaran: Simpan fail di bilik rekod (registry) yang berhawa dingin untuk mengawal suhu dan kelembapan. Gunakan kabinet besi dan kotak arkib bebas asid.

• Pembaikan Kecil: Gunakan gam kanji untuk kertas yang koyak. Dilarang menggunakan pita pelekat (selotep) kerana asidnya merosakkan kertas dalam jangka panjang.

• Pembersihan: Elakkan menjemur fail basah di bawah matahari; gunakan kertas penyerap dan kipas.

4. Digitalisasi & Rekod Elektronik

• Hibrid: Teruskan mencetak dan memfailkan e-mel atau lampiran rasmi ke dalam fail fizikal selagi sistem digital (DDMS/EDMS) belum diintegrasikan sepenuhnya.

• Metadata: Pastikan setiap media digital (CD/DVD/Pendrive) dilabel dengan nombor rujukan fail yang sepadan.

5. Pelupusan & Pemindahan

• Pematuhan Undang-undang: Jangan musnahkan rekod tanpa kebenaran bertulis Ketua Pengarah Arkib Negara. Kegagalan mematuhi ini boleh menyebabkan tindakan denda atau penjara.

• Prosedur JPR: Kenalpasti rekod aktif vs tidak aktif (biasanya selepas 5 tahun). Gunakan borang pelupusan yang betul dan dokumentasikan proses pemusnahan (gambar/laporan).

6. Sokongan & Latihan Berterusan

• Unit Luar (Masjid/Sekolah): Sediakan kit permulaan dan senarai semak (checklist) pengurusan rekod. Galakkan setiap staf menyimpan salinan peribadi bagi rekod kritikal (seperti Buku Perkhidmatan) sebagai sandaran (backup).

• Analisis Risiko: Sebelum memindahkan pengurusan fail ke peringkat daerah, lakukan penilaian risiko terhadap kapasiti storan, ancaman bencana (banjir/kebakaran), dan integriti data.